POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y MANEJO DE DATOS PERSONALES DE RETRI S.A.S.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

RETRI S.A.S. (en adelante RETRI), con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, DC, en la Carrera 16 No. 101 30 Ap 206, teléfono 3168314592, con sitio web retri.app y correo [email protected], dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, es el Responsable del Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma.

RETRI se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal de los Titulares obtenida a través de la cualquier Plataforma de RETRI, de manera física, a través de formularios o a través de correo electrónico, sin perjuicio de la actividad económica, para lo cual adopta una política de tratamiento de datos personales de acuerdo con lo que se establece más adelante.

La presente política de privacidad y manejo de datos personales está dirigida a los usuarios de RETRI y en general a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por RETRI, entre ellos, trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes, usuarios, transportadores, visitantes, y cualquier otro tercero de los cuales RETRI procese datos personales.

Durante el desarrollo de su objeto social y de sus actividades comerciales, RETRI puede llegar a acceder, recolectar, recibir, administrar, transferir, transmitir y suprimir datos personales. Toda la información será considerada información confidencial y será objeto de medidas de seguridad apropiadas para protegerla de pérdida, uso indebido o no autorizado y alteración, en la medida en que sea razonable

RETRI utiliza y utilizará en el futuro esta información, para desarrollar las finalidades aquí establecidas y aquellas expresamente informadas a usted al momento de recolectar los datos. Para efectos de lo anterior, RETRI realiza el Tratamiento bajo los mandatos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las adicionen, modifiquen o deroguen

DEFINICIONES

Los términos utilizados con mayúscula inicial que no estén expresamente definidos en la presente Política tendrán la definición asignada a dichos términos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; Con el uso de la página web, se otorga consentimiento igualmente para el uso de cookies de acuerdo con estos términos y condiciones;
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Dato público: Es el dato que se encuentra en documentos públicos y pueden ser de conocimiento general para las personas tales como el nombre, el número de identificación. Además, los datos relativos al estado civil, profesión u oficio y a la calidad de comerciante o servidor público. Este tipo de datos no necesitará de autorización previa para su tratamiento;
• Dato sensible: Se entiende por dato sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política o sexual, convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva interés de cualquier partido político. Este tipo de dato podrá otorgarse de manera opcional;
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
• Política: Se refiere a este documento, en el cual está consignada la política de tratamiento de la información y que contiene las orientaciones y directrices en relación con la protección de datos personales y que incluye, entre otras cosas, (i) plena identificación del Responsable; (ii) las formas de Tratamiento de los Datos; (iii) las finalidades a las cuales están sometidos éstos; (iv) los Derechos de los Titulares; (v) los procedimientos para el ejercicio de los derechos en cabeza de los Titulares a través de consultas y reclamos, y (vi) la persona o dependencia encargada de atender todas las consultas de los Titulares;
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Transferencia: Es el Tratamiento que implica el envío de Datos Personales a un receptor, que es Responsable y se encuentra fuera o dentro del país. En la Transferencia el receptor actuará en calidad de Responsable y no estará sujeto a los términos y condiciones de esta Política;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ORIGEN DE LA INFORMACIÓN:

La información que se recolecta es obtenida de diversas fuentes, las cuales son:Los Datos Personales que son objeto de tratamiento por parte de RETRI, pueden provenir de los diferentes aplicativos de RETRI, el portal web retri.com.co, el correo electrónico ([email protected]), negociaciones comerciales, contratos, directorios públicos, formatos y/o formularios autorizados por usuarios, potenciales usuarios, potenciales trabajadores, trabajadores, extrabajadores, proveedores y demás Titulares.

Específicamente se procesarán los siguientes Datos Personales:

• Usuarios: incluye, pero no se limita a datos de identificación, contacto, demográficos, financieros, asociados a hábitos y comportamientos financieros y de consumo, datos de profesión u oficio, datos de su negocio, salario, biométricos, parentesco, información financiera, imagen personal, voz, entre otros.
• Trabajadores, potenciales trabajadores y ex trabajadores: incluye pero no se limita a datos de contacto, identificación, imagen, voz, información financiera, datos sensibles (por ejemplo información médica y datos biométricos) e información profesional, entre otros.
• Visitantes: incluye, pero no se limita a información de contacto, datos de identificación, imagen personal, voz, entre otros.

Los Datos Sensibles serán Tratados con la mayor diligencia posible y con estándares de seguridad razonables para el tipo de Datos Personales que se Traten. El acceso limitado a los Datos sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de esos Datos Personales y, por lo tanto, solo el personal autorizado podrá tener acceso a este tipo de información.

FINALIDADES

Sujeto a estos términos y condiciones, RETRI hace entrega a los Usuarios una licencia de uso, no exclusiva, no sub-licenciable e intransferible. El contenido de esta licencia tiene como único objetivo generar espacios que faciliten la creación de relaciones comerciales a través de una plataforma propiedad de RETRI que facilita el encuentro entre Clientes y Aliados para el desarrollo de negocios autónomos entre esas partes. Queda expresamente prohibido usar, reproducir, modificar, distribuir o almacenar cualquier contenido con una finalidad distinta al objetivo de la Plataforma. La licencia no puede ser vendida, alquilada, o de cualquier otra manera usar o explotar el contenido de la página que pueda afectar de alguna forma los derecho de terceros.

DATOS RECOLECTADOS POR LA APLICACIÓN MÓVIL “RETRI OBRA”

La aplicación móvil “Retri Obra” es una herramienta operativa dirigida a operarios, conductores y residentes de obra para el registro de horómetros, viajes de volqueta y cargues de combustible. Para cumplir estas funciones, la aplicación recolecta y procesa los siguientes datos, únicamente con los fines que se describen y nunca para su venta a terceros:

• Número de teléfono: se utiliza para autenticar el ingreso del usuario mediante un código de un solo uso (OTP) enviado por SMS o WhatsApp. No se usa con fines publicitarios.
• Identificador de dispositivo y token de notificaciones (Firebase Cloud Messaging): permite enviar notificaciones de servicio y sincronizar la configuración del negocio asignado al usuario. No se asocia a perfiles publicitarios.
• Ubicación (geolocalización): se captura únicamente en el momento en que el usuario confirma el registro de un horómetro, viaje o cargue de combustible, con el fin de asociar el registro a la ubicación de la obra. La app solicita el permiso de ubicación y su uso es opcional para el funcionamiento básico.
• Cámara y fotografías: se utilizan para adjuntar evidencia de los registros (p. ej. foto de la remisión o del equipo) y para capturar la firma de conformidad del residente. Las imágenes se asocian al registro correspondiente.
• Datos del operario/residente: nombre, documento de identidad y firma, necesarios para identificar al responsable del registro y respaldar los soportes operativos.

Estos datos se almacenan de forma segura en la infraestructura de RETRI y se conservan durante el tiempo necesario para los fines operativos, contables y legales aplicables. El usuario puede ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión conforme a lo descrito en esta política, escribiendo a [email protected]. La revocatoria de los permisos del dispositivo (ubicación, cámara, notificaciones) puede limitar algunas funciones de la aplicación.

PRIVACIDAD Y MANEJO DE INFORMACIÓN PERSONAL

Los Datos Personales se procesarán para las siguientes finalidades, sin perjuicio de lo que se establezca en cada texto de Autorización específico:

• Usuarios: confirmar, actualizar y verificar tu información e identidad y/o la información de su negocio; establecer y gestionar una relación comercial contactarlos para fines comerciales, de mercadeo y de gestión de la relación comercial, a través de cualquier medio; conocer su ubicación y la de su negocio; hacer gestión de cobranza; realizar análisis estadísticos y de prospección crediticia; realizar encuestas de satisfacción y calidad; verificar y gestionar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y de lavado de activos; la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información; recibir de terceros información de contacto, identificación e ingresos; acceder a o utilizar herramientas de validación de ingresos, herramientas predictivas de ingresos, herramientas para evitar el fraude y en general, para adelantar una adecuada gestión del riesgo crediticio, prevenir y mitigar riesgos financieros, de suplantación y fraude, entre otros; y compartir a título de transferencia o transmisión tus datos con empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de RETRI para los fines aquí indicados, entre otros.
  Igualmente se proyecta como finalidad la venta, cesión o comercialización de la información destinada a la mejora e implementación de nuevas funcionalidades o servicios que generen valor agregado a los Usuarios en su experiencia con RETRI.
• Trabajadores, potenciales trabajadores y ex trabajadores: cumplimiento de obligaciones legales o contractuales; la debida ejecución del contrato de trabajo; el cumplimiento de las políticas internas de RETRI; la verificación del cumplimiento de las obligaciones del trabajador; la administración de los sistemas de información y comunicaciones, y la generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por RETRI ; realizar las validaciones pertinentes para su vinculación laboral; llevar a cabo la práctica de visitas domiciliarias; estudios de antecedentes; pruebas de polígrafo y/o exámenes médicos, entre otras.
• Visitantes: mantener nuestras instalaciones seguras; adelantar procesos administrativos internos y cumplir con nuestras obligaciones legales y contractuales, entre otros.
  Es deber de los Titulares garantizar la veracidad de los datos facilitados. RETRI ha adoptado las medidas de seguridad a su alcance, a nivel técnico y administrativo con miras a proteger los Datos Personales bajo su responsabilidad, sin embargo, los Titulares deben entender que dichas medidas no son inexpugnables y están en un proceso de revisión y mejora permanente.

CAUTORIZACIÓN

RETRI se compromete a tratar la información personal con todas las garantías legales y de seguridad que impone la Constitución Política de Colombia, la ley 1581 de 2012 de Colombia y demás normas aplicables a la protección de datos en la República de Colombia. La solicitud de información se hace siempre para que el Usuario la suministre de manera voluntaria.

RETRI, actuando como encargado y responsable del tratamiento de los datos personales obtenidos a través del diligenciamiento del formulario de registro, RETRI ere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita recolectar, recaudar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, dar tratamiento, transmitir, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en nuestras bases de datos.

Según nuestra política de tratamiento de datos personales, los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden aseguramos la confidencialidad de estos.

Para eso el portal de internet bajo el dominio de http://www.retri.com.co utiliza para el almacenamiento y consulta de la información una base de datos Postgres SQL alojada en Heroku, de igual manera el almacenamiento de archivos en una instancia de AWS S3 (Amazon Web Services). RETRI cuenta con bases datos de usuario registrados de la página web los cuales se encuentran protegidos por verificación OTP en whatsapp realizada por Twillio a través de una terminal en el Back End de RETRI.

A su vez, RETRI está alojado en un servidor en Vercel el cual para poder acceder a él, es necesario tener una contraseña en formato pem o .ppk que es solo de conocimiento de los administradores del portal. En este servidor, el puerto 3000 está solo activado para uso interno de la plataforma, para uso local.

El alcance de la autorización comprende la facultad para que RETRI envíe mensajes con contenidos corporativos, notificaciones, información del estado de transacciones y demás información, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil suministrado. RETRI podrá ceder, vender y compartir los datos recibidos en el Sitio Web con terceros con fines de incrementar y generar mayor valor a la experiencia de uso de las Plataformas de RETRI. Así mismo, RETRI podrá cancelar o rectificar los datos cuando resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para su finalidad.

RETRI no divulgará o compartirá su información personal con terceros con fines promocionales y/o comerciales de sus servicios sin autorización previa.

Todo Tratamiento estará precedido por la obtención de la Autorización de los Titulares, siempre que la Ley permita. Para ello, RETRI, sus empleados y terceros autorizados recolectarán Datos Personales y suscribirán un formato de Autorización, conservando una copia de este documento para consultas futuras.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El Usuario reconoce que el ingreso de información personal, lo realiza de manera voluntaria y ante la solicitud de requerimientos específicos por RETRI para llevar a cabo el objeto de la página web. La información personal se hace necesaria para facilitar la interacción entre los usuarios de las Plataformas y la página web y así acelerar los canales de comunicación y efectividad

RETRI garantizará a los Titulares los siguientes derechos, los cuales podrán ser ejercidos siguiendo los procedimientos y las formas establecidas en esta Política:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RETRI. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a RETRI siempre y cuando no se trate sobre datos de naturaleza pública, los cuales no RETRI requieren de autorización previa.
• Ser informado por RETRI, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• No entregar obligatoriamente Datos Sensibles para que sean Tratados por RETRI. Esto en la medida en que ninguna actividad se podrá condicionar a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles pues suministrar este tipo de información siempre será opcional. Los Titulares podrán ejercer sus derechos consagrados en la Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de un documento de identificación . Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Los legitimados deberán presentar la respectiva acreditación que los autoriza para ejercer los derechos de los Titulares.

El titular de la información podrá en cualquier momento solicitar la consulta de la información personal que se encuentre en nuestra base de datos. La consulta se formulará por escrito enviando al correo electrónico de contacto los datos a consultar. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular de la información que considere que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante RETRI. El reclamo se formulará por escrito enviando al correo electrónico la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha sido desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha ens

Oficial de Protección de Datos:

Dependencia: Gerencia administrativa
Dirección de correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 3013395139
Dirección: Carrera 16 No. 101 30 Ap 206, Bogotá, DC.

Por favor tenga en cuenta que la persona designada como a cargo de este proceso, puede cambiar de tiempo en tiempo, más los datos de contacto para efectos de esta Política se mantienen permanentemente, razón por la cual el cambio de persona no requerirá un cambio en la presente Política.

MODIFICACIONES

RETRI, se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente política en cualquier momento. Siempre que se modifique de manera sustancial la Política se le notificará a los Titulares a través de un aviso en sus plataformas o en la página web retri.app. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

VIGENCIA

La presente Política rige a partir su publicación en las Plataformas y la página web retri.app y el periodo de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.